На прошлой неделе я убеждала вас в том, что для аутсорсера, как и для небольшого предприятия, работа в облачных программах – оптимальный вариант. Обсудим все плюсы еще раз в ближайшее время, на вебинаре с 42Clouds (надеюсь, что ничего не помешает в этот раз).
А вот удобно ли работать в облаке, если мы говорим об общепите?
Да ,безусловно. Любое предприятие общепита – это комплекс услуг, производства и торговли. Такое предприятие помимо нишевых особенностей учета и расширенного объема законодательных требований (маркировка, безопасность и т.п.) отличается еще и повышенным объемом первичных документов для обработки. Бухгалтер общепита, особенно если он единственный учетный работник, всегда закопан в груду отчетов о закрытии смены, авансовых отчетов, кассовых ордеров, документов поступления и списания. Как это совместимо с тем, что бухгалтер-аутсорсер почти всегда работает удаленно?
Прекрасно совместимо, уверяю вас. И для ИП, и для ООО, и для упрощенки, и для усложненки (когда УСН совмещена с патентом либо НДС). Тут главное – организовать работу.
Взяв ресторан на обслуживание, первым делом я знакомлюсь с тем, как выстроена работа – есть ли закупщик, где собираются первичные документы, кто принимает продукты на складе, какие документы оформляет кухня (бар). Вместе с руководителем рисуем схему – куда в рабочий процесс встраиваюсь я и какие точно участки работы беру на себя.
На основе схемы работы пишем регламент: с кем на предприятии я общаюсь, кто из персонала за что отвечает перед бухгалтерией, какие отчеты или документы готовит и в какие сроки. Прописываем все до мелочей – во сколько можно звонить мне или шеф-повару, в какую папку складываются закупочные акты, на какую почту приходят акты сверки и т.п. Чем подробнее такой регламент, тем лучше. Обычно он включает и контакты поставщиков, и алгоритмы действий в разных ситуациях, и образцы документов. На основе общего регламента создаются должностные инструкции для каждого работника – не для галочки, а для обеспечения беспроблемной работы, тоже максимально подробные. Сам регламент, инструкции, формы документов и прочие важные моменты хранятся на сервере предприятия или в облачном хранилище, с разными статусами доступа для разных работников.
При этом я работаю в индивидуальных базах конкретного предприятия (1С и iiko/QuickResto/RKeeper) удаленно, как и шеф-повар, и калькулятор, и товаровед. Как и руководитель, который может в любой момент найти в них интересующие его данные. Я получаю сканы нужных мне документов в мессенджеры и на почту. Цифры, оговоренные в регламенте управленческие отчеты я также отправляю через облако. Налоговую отчетность, подготовленную мной, руководитель подписывает сам через оператора ЭДО.
Процесс настройки работы непростой. Но удаленная работа бухгалтера в общепите не только возможна, но и предпочтительна. Освоена и прекрасно работает. Не сомневайтесь внедрить именно такой, удаленный вариант.
Дискуссия